Datenschutz

Datenschutzhinweise

Um unserem hohen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, spielen Datenschutz und IT-Sicherheit in unseren Geschäftsbeziehungen mit Ihnen eine wesentliche Rolle. Besonders die Transparenz ist der Schlüssel für Ihr Vertrauen. Daher informieren wir Sie gemäß Art. 13, 14, 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.

Bitte lesen Sie die folgenden Informationen sorgfältig durch:

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

korte-heckel hausverwaltungen gmbh
Hosfelds Katernberg 2
42113 Wuppertal

Frau Ann Kristin Heckel
Tel. 0202.2471236
E-Mail: mail(at)kh-hv.de

Aufgrund der Unternehmensgröße entfällt eine Pflicht zur Benennung eines Beauftragten für Datenschutz.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unseres Verwaltervertrages von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Ausführung im Zahlungsverkehr, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Melderegister) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Es ist möglich, dass wir personenbezogene Daten erfassen, wenn sie:

• ein Angebot für Dienst- und/ oder Serviceleistungen anfordern,
• Dienst- und/ oder Serviceleistungen bestellen,
• eine Support-/ Datenschutzanfrage an uns richten.

Wenn sie uns beauftragen erfassen wir bei folgenden Tätigkeiten personenbezogene Daten:

• Betreuung des Gemeinschaftseigentums
• Kontenführung der WEG
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Erstellung der Jahresabrechnung
• Erstellung des Wirtschaftsplanes
• Durchführung der Eigentümerversammlung
• Umsetzung der Beschlüsse
• Beschlussbuchführung
• Regelmäßige Objektbegehung
• Instandsetzung und Instandhaltung
• Notverwaltung
• Betreuung von Beweisverfahren

In diesen Fällen kann es notwendig werden, dass Sie uns folgende Angaben mitteilen:
Name, Adresse, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Telefonnummer, Tätigkeit, Objekt, Serviceverlauf, Bankverbindung und bei Auskunftsersuchen oder Datenschutzanfrage ihr Geburtsdatum.

Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu):

• Bereitstellung der Webseite

  Erstellung von Protokoll- oder Log-Dateien

  • Provider
    1+1 Internet SE
    Elgendorfer Str. 57
    56410 Montabaur
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Die Webseite dient der Außendarstellung des Unternehmens.
    Die Daten aus den Protokoll- bzw. Logdateien dienen zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website und der Sicherheit der IT-Systeme.
  • Welche Daten werden verarbeitet?
    Bei jedem Zugriff auf Inhalte des Internetangebotes werden dort vorübergehend Daten über sogenannte Protokoll- oder Log-Dateien gespeichert, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Die folgenden Daten werden hierbei erhoben:
    • IP-Adresse,
    • Datum/Uhrzeit,
    • Seitenaufrufe,
    • Browserkennung,
    • Betriebssystem,
    • die zuvor besuchte Seite

    Diese Daten werden vom Server automatisch angelegt und von uns nicht verarbeitet. In Ausnahmefällen, z.B. bei Fehlermeldungen oder Serverattacken können die Protokolldateien allerdings nachträglich überprüft werden.

  • Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO).
    Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    Die Daten werden bis zu 48 Stunden direkt und ausschließlich für Administratoren zugänglich aufbewahrt. Danach sind sie nur noch indirekt über die Rekonstruktion von Sicherungen verfügbar und werden nach sechs Wochen endgültig gelöscht.
  • Cookies
    Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst, weshalb wir auf den Einsatz sogenannter Cookies auf unserer Webseite verzichten.

  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Sie haben ein Recht darauf,

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
    • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
    • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
    • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Auftragsverwaltung inkl. Kundenstamm
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Bearbeitung von Aufträgen
    Bestellungen inkl. Rechnungsstellung
  • Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1b DSGVO)
    Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
  • Welche Daten werden erhoben?
    Name, Adresse
    Angaben zum Auftrag
    ggf. Bankverbindungsdaten
    Dienstleistung
    Abrechnungen
    Wirtschaftsplan
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    10 Jahre (Gesetzliche Aufbewahrungsfrist)
  • Wer ist Empfänger der Daten?
    Dienstleister
  • Erfolgt eine Datenübermittlung an Drittstaaten?
    Keine

  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

    Die Erfassung, Speicherung und Übermittlung der Daten ist gesetzlich vorgeschrieben. Es besteht folglich seitens des Betroffenen keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Sie haben ein Recht darauf,

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
    • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
    • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
    • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Formularservice
  • Welche Daten werden erhoben?
    Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit, Formulare aus unserem geschützten Bereich herunterzuladen.
    Zugang nach Eingabe des zuvor übersandten Passworts.
    IP-Adresse, Datum
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Bereitstellung von Formularen
  • Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1b DSGVO)
    die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dieser ist mit der Übermittlung des Formulars erreicht.
• IT-Support
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Wiederherstellen eines laufenden IT-Betriebs (Verfügbarkeit) nach Bedarf
  • Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1b DSGVO)
    die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
  • Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO)
    die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
  • Welche Daten werden erhoben?
    Name
    Nutzerkennung
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    Die Daten werden gelöscht, sobald die Aufgabenerfüllung des IT-Supports abgeschlossen ist.
  • Wer ist Empfänger der Daten?
    Support Dienstleister

  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    Die Erfassung, Speicherung und Übermittlung der Daten ist gesetzlich Vorgeschrieben. Es besteht folglich seitens des Betroffenen keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Sie haben ein Recht darauf,

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
    • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
    • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
    • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Lohnabrechnung
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Auszahlung der Löhne/Gehälter
    Abfuhr Sozialabgaben und Steuern
  • Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)
    die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
  • Welche Daten werden erhoben?
    Name, Geburtsdatum
    Adresse
    Bankverbindungsdaten
    Lohn-/Entgeltdaten
    ggf. Religionszugehörigkeit
    Sozialversicherungsdaten
    Steuerdaten (Steuerklasse, Freibeträge)
    Berufsgenossenschaftsangaben
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    10 Jahre (Gesetzliche Aufbewahrungsfrist)
  • Wer ist Empfänger der Daten?
    Finanzamt
  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    

    Die Erfassung, Speicherung und Übermittlung der Daten ist gesetzlich Vorgeschrieben. Es besteht folglich seitens des Betroffenen keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Sie haben ein Recht darauf,

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
    • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
    • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
    • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Online – Kontakt – Formular
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Kontaktaufnahme (Mängelmeldung, Änderungen, Schlüsselantrag)
  • Welche Daten werden erhoben?
    • Folgende Pflichtangaben werden bei uns gespeichert:
      Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, Ihr Kommentar sowie das Datum, an dem Sie uns kontaktiert haben.
    • Folgende Daten teilen Sie uns freiwillig mit:
      Vorname, E-Mail, Mobile-Nummer
  • Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1a DSGVO)

    (Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.)

    Mit der Nutzung unseres Kontaktformulars erteilen sie uns ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den oben genannten Zweck. Damit ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    Ihre Daten werden je nach Anfrage 1 Jahr und nach Überführung in einen Auftrag 10 Jahre aufbewahrt. Danach werden die Daten gelöscht.
  • Wer ist Empfänger der Daten?
    Ihre Daten werden an die / den zuständige(n) Mitarbeiter(in), weitergegeben.
  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
    Bitte beachten Sie, dass der Widerruf eine Beendigung der Kommunikation mit ihnen bedeutet und wir ihre Anfrage nicht weiter bearbeiten werden.
• Personalverwaltung
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Personaladministration
    Personalführung
    Arbeitszeitverwaltung
    Personalbeschaffung (betrifft Bewerber)
  • Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1b DSGVO)
    die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
  • Welche Daten werden erhoben?
    Name, Adressen
    Zeitwirtschaftsdaten
    Daten zur Arbeitsleistung
    Leistungsbeurteilung
    Lebenslauf und
    Bewerbungsunterlagen (betr.Bewerber)
    Lohn-/Gehaltsdaten
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    In der Regel ca. 3 Jahre nach Ausscheiden
  • Wer ist Empfänger der Daten?
    Steuerberater
  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    

    Die Erfassung, Speicherung und Übermittlung der Daten ist gesetzlich Vorgeschrieben. Es besteht folglich seitens des Betroffenen keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Sie haben ein Recht darauf,

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
    • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
    • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
    • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Schulung
  • Zu welchen Zwecken erfolgt die Verarbeitung?
    Sensibilisierung der Beschäftigten
    Fortbildung der Beschäftigten
    Weiterbildung der Beschäftigten
  • Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO
    die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
  • Welche Daten werden erhoben?
    Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Sprache (D,E)
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
    Nach Abschluss der Schulung werden Daten beim Dienstleister gelöscht.
    Teilnahmebestätigungen werden zur Personalakte genommen.
    Diese werden 3 Jahre nach Ausscheiden gelöscht.
  • Wer ist Empfänger der Daten?
    Mitarbeiter (eigene Teilnahmebestätigung)
  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung sowie Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    

    Die Erfassung, Speicherung und Übermittlung der Daten ist gesetzlich Vorgeschrieben. Es besteht folglich seitens des Betroffenen keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Sie haben ein Recht darauf,

    • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
    • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
    • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
    • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.

Wann wir Ihre persönlichen Daten weitergeben.

Wir verkaufen Ihre persönlichen Informationen nicht an Dritte.

Ihre Daten können an unsere Mitarbeiter oder Vertragspartner, wie Serviceanbieter, Auftragsdatenverarbeiter, Steuerberater, Versandpartner oder Geldinstitute weitergegeben werden, die Serviceleistungen für uns erbringen. Wir achten darauf, dass die Informationen nur im Rahmen der Dienste verwendet werden, die die Betreffenden Unternehmen für uns erbringen und dass diese vertraulich behandelt werden.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz von Korte-Heckel Hausverwaltungen GmbH, unseren Kunden und der Öffentlichkeit geboten ist und schutzwürdige Interessen nicht entgegenstehen.

Welche Rechte haben Sie?

Wir haben innerhalb unseres Unternehmens Prozesse definiert, damit Sie Ihre Rechte bei uns wahrnehmen können. Sie haben ein Recht darauf,

• eine Einwilligung zu widerrufen.
• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten.
• dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden.
• dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden.
• dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird (das kann beispielsweise der Fall sein, wenn z. B. eine Löschung nicht möglich ist, die Daten aber nicht weiterverarbeitet werden dürfen).
• dass Ihre Daten übertragbar sind. (Dieses Recht gilt insbesondere dann, wenn Sie zur Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung gegeben haben oder wenn die Verarbeitung der Daten notwendig ist, um einen Vertrag zu erfüllen. Das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht nicht, soweit Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenerfüllung verarbeitet werden).
• sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. (Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die gesetzlichen Vorgaben verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Kontaktdaten finden sie am Ende dieser Datenschutzerklärung).
• Wie und wo können die Rechte geltend gemacht werden?
  

  Unter der Kontaktangabe im Impressum oder der unten angegebenen E-Mail-Adresse können Sie sich jederzeit an uns wenden, wenn Sie Fragen oder Anregungen zu unserer Datenschutzpolitik haben. Ebenso können Sie jederzeit erfragen, welche persönlichen Daten über Sie gespeichert sind, und diese entsprechend korrigieren oder löschen lassen.

  Wenn Sie Fragen oder Vorschläge zu unseren Datenschutzbestimmungen haben, senden Sie uns bitte unter Verwendung der Betreffzeile "Datenschutz" ein E-Mail an die folgende Adresse:

  mail(at)kh-hv.de

  Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir in bestimmten Fällen möglicherweise zusätzliche Informationen bei Ihnen anfordern, um Ihre Identität festzustellen. So können wir z. B. bei der Wahrnehmung des Auskunftsanspruchs sicherstellen, dass Informationen nicht an unbefugte Personen herausgegeben werden.

Wie werden Ihre Daten bei uns geschützt?

In unserem Unternehmen kommen zahlreiche technisch-organisatorische Maßnahmen zum Einsatz. Einige davon gelten für alle Verarbeitungstätigkeiten (z. B. Maßnahmen zur Gebäudesicherheit), andere Maßnahmen werden spezifisch für einzelne Verarbeitungstätigkeiten umgesetzt.

Nachfolgend werden wichtige technisch-organisatorischen Maßnahmen aufgeführt, die gemäß den Vorgaben von Artikel 32 DSGVO und verwandten Rechtsgrundlagen umgesetzt sind.

• Vertraulichkeit
  • Zutrittssicherung zu Gebäude und Räumlichkeiten
  • Zugangsschutz gegen unbefugte Kenntnisnahme von Datenträgern
  • Zugriffsschutz gegen unbefugte Kenntnisnahme von elektronischen Datenbeständen (insbesondere E-Mails, Dateien, Datenbestände in Datenbanken)
  • verschlüsselte Mobilgeräte
• Integrität
  • Zutrittsschutz und Zugangsschutz gegen unbefugte Manipulation von IT-Geräten
  • Schutz gegen Schadsoftware
  • automatisierte Datensicherung
• Verfügbarkeit
  • automatisierte synchrone Datenspiegelung
• Belastbarkeit
  • Dokumentation und Prozessbeschreibungen für die Wiederherstellung
  • regelmäßige synchrone Datenspiegelung mit Wiederherstellungsautomatismen
  • regelmäßige Tests der asynchronen Datensicherung inkl. Wiederherstellungsfunktionen
• Datenminimierung
  • Automatisierung von Löschungsvorgängen, wenn personenbezogene Daten für diesen Zweck nicht mehr benötigt werden
  • Manuelles Löschen, wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (Akten).
• Transparenz
  • umfassende Information über Verarbeitungstätigkeiten auf der Webseite
  • Information bei der Erhebung mittels Webformularen
  • Dokumentation
• Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellung.

  Verzicht auf Protokollierungen von Datenverarbeitungsvorgängen, soweit dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dem Integritätsschutz dient oder aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.

  Standardmäßige Beteiligung eines Datenschutzberaters bei der Konzeption und Auswahl von IT-Systemen und Verarbeitungstätigkeiten.

• Datenschutzmanagement
  • interne Strategien zur regelmäßigen Evaluation der Wirksamkeit der technisch-organisatorischen Maßnahmen (Datenschutz - Audit)

Änderungen der Datenschutzerklärung

Um unseren hohen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, behalten wir uns vor diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, insbesondere um ihr Feedback und die sich ändernde Gesetzgebung oder Rechtsprechung einfließen zu lassen. Wir empfehlen Ihnen daher diese Webseite regelmäßig zu besuchen, damit Sie über den Schutz und die Verarbeitung Ihrer Daten informiert sind.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10